Organisationsanalyse für den Mittelstand
Verstehen, was die Organisation heute leistet – und morgen leisten muss.
Wachstum, neue Strategien, veränderte Märkte oder eine Unternehmensnachfolge stellen bestehende Organisationen vor neue Anforderungen. Strukturen, Rollen und Ressourcen entwickeln sich jedoch nicht immer im gleichen Tempo wie das Unternehmen.
Eine Organisationsanalyse schafft Transparenz darüber, wie eine Organisation heute funktioniert, wo Verantwortlichkeiten liegen, welche Strukturen die Unternehmensentwicklung unterstützen und wo Handlungsbedarf besteht.
Unser Ziel ist nicht die Analyse um der Analyse willen. Wir schaffen eine fundierte Grundlage für konkrete organisatorische und personelle Entscheidungen.
Nicht jede organisatorische Herausforderung braucht mehr Personal
Unternehmen reagieren auf neue Herausforderungen häufig mit einzelnen Maßnahmen: zusätzliche Mitarbeitende, neue Rollen, veränderte Prozesse oder neue Systeme.
Doch bevor Strukturen verändert oder Positionen besetzt werden, sollte klar sein, wo das eigentliche Problem liegt.
Deshalb betrachten wir Organisationen im Zusammenhang.
Wir analysieren abhängig von der jeweiligen Fragestellung:
- Unternehmensziele und zukünftige Anforderungen
- Aufbauorganisation und Verantwortlichkeiten
- Rollen und Schnittstellen
- personelle Ressourcen
- Prozesse und Arbeitsweisen
- vorhandene Kompetenzen
- Kennzahlen und Steuerungsinstrumente
- Erwartungen von Geschäftsführung, Führungskräften und Mitarbeitenden
Nicht jede organisatorische Herausforderung braucht mehr Personal. Manchmal braucht sie zunächst mehr Klarheit.
Wenn die Organisation nicht mehr im gleichen Tempo wächst wie das Unternehmen
Wenn Wachstum bestehende Strukturen überholt.
Das Unternehmen wächst schneller als Organisation, Rollen und Prozesse. Verantwortlichkeiten werden unklar und einzelne Bereiche geraten an ihre Kapazitätsgrenzen.
Wenn eine neue Strategie andere Kompetenzen verlangt.
Strategische Veränderungen führen dazu, dass bisherige Strukturen, Rollen oder Kompetenzen nicht mehr vollständig zu den zukünftigen Anforderungen passen.
Wenn Personalkosten steigen, aber Produktivität unklar bleibt.
Zusätzliche Headcounts werden gefordert, ohne dass transparent ist, welche Ressourcen tatsächlich benötigt werden und welchen Beitrag einzelne Bereiche leisten.
Wenn Verantwortung zu stark auf Einzelpersonen konzentriert ist.
Wissen, Entscheidungen oder Kundenbeziehungen liegen bei wenigen Schlüsselpersonen oder der Geschäftsführung. Das erhöht Abhängigkeiten und erschwert Wachstum und Nachfolge.
Wenn eine Unternehmensnachfolge vorbereitet wird.
Bevor Verantwortung übertragen wird, sollte die Organisation so aufgestellt sein, dass sie auch unabhängig von den bisherigen Inhabern oder Führungspersönlichkeiten funktioniert.
Mehr zur Unternehmensnachfolge→Wenn ein Unternehmensbereich grundsätzlich neu ausgerichtet werden soll.
Zum Beispiel HR, Vertrieb, Administration oder andere zentrale Unternehmensfunktionen, deren Strukturen und Aufgaben nicht mehr zu den zukünftigen Anforderungen passen.
Organisation nicht isoliert betrachten
Je nach Fragestellung unterscheiden sich Umfang und Tiefe einer Organisationsanalyse. Typischerweise betrachten wir mehrere Ebenen.
Wie ist die Organisation heute aufgebaut?
Welche Rollen existieren und wie sind Aufgaben verteilt?
Wo werden Entscheidungen getroffen?
Sind Verantwortlichkeiten eindeutig oder entstehen Doppelstrukturen und Lücken?
Wie funktionieren zentrale Abläufe und Schnittstellen?
Wo entstehen Reibungsverluste oder unnötiger Aufwand?
Sind Kapazitäten und Kompetenzen richtig verteilt?
Passen personelle Ressourcen zu Aufgaben und zukünftigen Anforderungen?
Was wissen wir tatsächlich?
Welche Daten stehen zur Steuerung zur Verfügung? Lassen sich Produktivität, Personalbedarf und Zielerreichung nachvollziehen?
Was braucht das Unternehmen morgen?
Welche Strukturen, Rollen und Kompetenzen benötigt das Unternehmen für seine nächste Entwicklungsphase?
Ein Organigramm zeigt Strukturen. Gespräche zeigen, wie sie wirklich funktionieren
Eine Organisationsanalyse entsteht nicht allein am Schreibtisch.
Neben vorhandenen Unterlagen und Kennzahlen beziehen wir die Menschen ein, die täglich mit den Strukturen arbeiten.
Dazu können – abhängig von der Fragestellung – Gespräche gehören mit:
- Geschäftsführung
- Bereichs- und Funktionsleitungen
- Führungskräften
- Mitarbeitenden
- Schlüsselpersonen
- internen Schnittstellen
Dabei betrachten wir nicht nur bestehende Probleme, sondern auch Erwartungen an die zukünftige Organisation.
Wer Veränderung umsetzen will, sollte die Organisation nicht nur analysieren, sondern in den Prozess einbeziehen.
Von der IST-Situation zum Zielbild
- I
Auftrag klären
Welche Frage soll die Analyse beantworten?Gemeinsam mit der Geschäftsführung definieren wir Ausgangssituation, Zielsetzung und den notwendigen Umfang der Organisationsanalyse.
- II
IST-Situation verstehen
Wie funktioniert die Organisation heute?Wir betrachten vorhandene Strukturen, Rollen, Prozesse, Ressourcen, Kennzahlen und relevante Unterlagen.
- III
Organisation einbeziehen
Wie erleben Führungskräfte und Mitarbeitende die heutige Situation?Interviews mit relevanten Stakeholdern machen unterschiedliche Perspektiven, Erwartungen und Schnittstellen sichtbar.
- IV
Analysieren
Wo liegen Stärken und Handlungsfelder?Wir führen die Erkenntnisse zusammen, analysieren Zusammenhänge und identifizieren strukturelle, personelle und prozessuale Handlungsfelder. Je nach Projekt können dafür beispielsweise SWOT-Analysen oder andere geeignete Analysemethoden eingesetzt werden.
- V
Zielbild entwickeln
Wie sollte die Organisation zukünftig aufgestellt sein?Gemeinsam entwickeln wir ein Zielbild für Strukturen, Rollen, Verantwortlichkeiten und notwendige Entwicklungsschritte.
- VI
Priorisieren
Was muss zuerst passieren?Nicht alle Veränderungen können und müssen gleichzeitig umgesetzt werden. Deshalb priorisieren wir Handlungsfelder und leiten konkrete nächste Schritte ab.
Analyse schafft Transparenz. Wirkung entsteht durch die richtigen Konsequenzen.
Fragen zur Organisationsanalyse
- 01Was ist eine Organisationsanalyse?
- Eine Organisationsanalyse untersucht Strukturen, Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Ressourcen und – abhängig von der Fragestellung – Kennzahlen und Kompetenzen eines Unternehmens oder Unternehmensbereichs. Ziel ist es, Handlungsfelder sichtbar zu machen und ein fundiertes Zielbild für die zukünftige Organisation zu entwickeln.
- 02Wann ist eine Organisationsanalyse sinnvoll?
- Insbesondere bei Wachstum, Transformation, Unternehmensnachfolge, steigenden Personalkosten, unklaren Verantwortlichkeiten oder wenn ein Unternehmensbereich strategisch neu ausgerichtet werden soll.
- 03Wird immer das gesamte Unternehmen analysiert?
- Nein. Eine Organisationsanalyse kann das gesamte Unternehmen oder gezielt einzelne Funktionen und Bereiche wie HR, Vertrieb oder Administration betrachten.
- 04Wer wird in die Analyse einbezogen?
- Das hängt von der Fragestellung ab. Typischerweise werden Geschäftsführung, relevante Führungskräfte, Mitarbeitende und Schlüsselpersonen einbezogen.
- 05Was ist das Ergebnis einer Organisationsanalyse?
- Das Ergebnis ist keine standardisierte Lösung. Es entsteht ein strukturiertes Bild der IST-Situation, relevante Handlungsfelder und ein Zielbild, aus dem konkrete Maßnahmen und Prioritäten abgeleitet werden können.
- 06Wie lange dauert eine Organisationsanalyse?
- Umfang und Dauer hängen von Unternehmensgröße, Fragestellung und notwendiger Analysetiefe ab. Eine Organisationsanalyse muss jedoch nicht zwangsläufig ein langwieriges Beratungsprojekt sein. In einem unserer HR-Projekte konnten IST-Situation, Handlungsfelder und Zielbild beispielsweise mit einem Beratungsumfang von 4,5 Tagen erarbeitet werden.
Wo muss sich Ihre Organisation verändern, damit sie zukünftige Ziele erreichen kann?
Wachstum, Nachfolge oder eine neue Strategie stellen bestehende Strukturen vor neue Anforderungen.
In einem persönlichen Gespräch klären wir, welche Fragestellung Sie beschäftigt und ob eine Organisationsanalyse der richtige Ausgangspunkt ist.